Datenschutzordnung der Turnerschaft Esslingen 1890 e.V.

Präambel 

Die Turnerschaft Esslingen 1890  e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Diese Daten werden nur dann zur Förderung und Erfüllung des Vereinszwecks (Angebot und Organisation von Leistungs-
Breiten- und Gesundheitssport) erhoben und genutzt, wenn die betroffenen Personenkein schutzwürdiges Interesse haben, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutz-gesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. 

Werden darüber hinaus personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht oder an Dritte weitergeleitet, sind die EU-Datenschutzgrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung von allen Personen im Verein zu beachten. 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder, Kursteilnehmer und hauptamtlichen Mitarbeiter/innen

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktionen und Ehrungen im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. Diese Daten werden im vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.
  3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Bei Wettkämpfen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein ggf. Ergebnisse an die jeweiligen Sportfachverbände.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit  

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in den Vereinsmitteilungen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergeleitet.
  2. Hierzu zählen insbesondere Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z. B. Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiter/innen und der Übungsleiter/innen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
  5. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internet-auftritte der ausdrücklichen Genehmigung durch den Vorstand. Für den Betrieb eines Internetauftritts ist ein/e Verantwortliche/r zu benennen. Die Datenschutzverordnung des Vereins ist verpflichtend einzuhalten. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstands kann dieser die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insoweit zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiter/innen und Übungsleiter/innen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Rechte der Mitglieder und Kursteilnehmer

Mitglieder und Kursteilnehmer haben ein Recht auf

-Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten

-Berichtigung der gespeicherten Daten bei fehlerhafter Verarbeitung

-Löschung ihrer Daten, wenn die Speicherung unzulässig war

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. 

Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.